賃貸物件はほとんどの場合、申込書に記載をしてFAXを送ることで物件を止めることができます。
※不動産業界はいま現在もFAXを使うことが多いです。業界のITリテラシー向上を期待しています。
FAXの着信順で申し込みの番手を決めることとなります。そのため営業現場では、原則現地解散もよく実施しますが、申込書をFAXで送り着信確認ができるまでは基本的にお客様とお別れしません。
申込記載内容
申込書は原則、物件によって書式がバラバラです。
内容は原則全て記載をお願いすることとなりますが、少し書式によって差異はあるもののおおよそ共通しています。
なお情報になりますので、取り扱いは非常に気をつけております。
［入居社員様］現住所、生年月日、勤務先の新所属先の住所、電話番号、現在の御年収、勤続年数
［入居ご家族様］生年月日、勤務先または学校
［緊急連絡先］ご親族の氏名、生年月日、住所、電話番号、勤務先（無職も可）など
緊急連絡先とは、どなたかご親族の方です。連帯保証人とは違いますが、もし住居内で何かあったばあいにご家族以外に連絡を取りたい趣旨でお願いをされます。この箇所が当日お分かりにならないケースがあり、まれに申込を受理されない（＝物件が取れない）ケースがありますのである程度ご存知であればスムーズです。
身分証明書
すべて埋めた申込書とともに、身分証明書（運転免許証など）のコピー、在籍確認のために健康保険証のコピーをFAXします。FAXとともにコピー原本もお預かりすることが多いです。
そのため事前にカラーコピーの持参をお願いしたり、もしコピーをお持ちでない場合はコンビニ等でコピーをお預かりします。事前にメールでいただくことも可能です。
当社では非常に神経を使う作業のうちの一つです。管理会社提出用ですので、書面は当社内に残しませんし、データでいただいても契約完了後は破棄いたします。
※業界の個人情報リテラシーも今後向上を願っています。
申込書と身分証明書をFAX
当社ではモバイルPCからネットFAX経由で送信する場合や、社内スタッフと連携をとりながらFAX完了する場合があります。いずれにしてもFAXから着信確認を行って物件確保完了となります。
書面の記入からFAXまで20～30分かかることもありますので、その間に物件が取られないように祈りながら準備をしています。まれに電話で止めて1時間程度止めていただくことも可能な管理会社様もいらっしゃいますが、ほとんどがFAXによる物件確保です。繁忙期は取った取られたのトラブル防止のためなおさらFAX優先です。
物件をお決めいただくご意思をいただいたあと、管理会社に電話をして申込書式を受信、記入し返信することとなりますが、申込書式をもらって返信のあいだによそに先を越されるということが年に何件かあります。
お客様より熟慮いただいたのちのご希望物件に、申込の手順で2番手になってしまうのは我々も非常につらいことです。申込書作成は急いで行いますので、ご協力をお願いいただけると幸いです。
賃貸入居申込書（法人用）サンプル
